Mettre en place le guide des bonnes pratiques

2.1/ Quelles sont les grandes étapes de la mise en oeuvre du guide ?

A titre d’exemple, un processus de mise en œuvre du guide :

  • Étape 1 : Définir un pilote au sein de la structure (se référer à la question 2.2) et un processus de travail jusqu’à la présentation en Assemblée Générale ;
  • Étape 2 :Prioriser les thèmes à travailler dans l’année : choisir les plus pertinents au regard des moyens qui sont à votre disposition et des enjeux de votre structure ;
  • Étape 3 :Choisir les domaines d’actions, les questions importantes et les éventuels indicateurs pour chaque domaine et chaque thème retenu ;
  • Étape 4 :Essayer de trouver un équilibre entre questions et indicateurs quantitatifs et qualitatifs ;
  • Étape 5 :Faire un état des lieux pour chaque question et indicateur retenu en collectant les documents nécessaires et en s’appuyant sur les outils existants au sein de la structure ;
  • Étape 6 :Identifier les bonnes pratiques actuelles, les améliorations à prévoir et les axes de progrès ;
  • Étape 7 :Définir des objectifs à 1 an et 3 ans pour chaque question et chaque indicateur retenu ;
  • Étape 8 :Définir le plan d’action à suivre pour atteindre les objectifs fixés ;
  • Étape 9 :Reporter dans des outils simples type tableur Excel ;
  • Étape 10 :Présenter le guide (démarches et conclusions provisoires) aux salariés (ex. réunion plénière)
  • Étape 11 :Présenter le guide en Assemblée Générale (démarches et conclusions provisoires) et prévoir un temps d’échange, ajuster si besoin ;
  • Étape 12 :Conserver l’outil type Excel comme tableau de pilotage interne et synthétiser sa démarche pour une éventuelle communication externe.

2.2/ Qui doit piloter les travaux ?

  • Il n’y a aucune obligation sur ce sujet (rappelons que le guide est un outil permettant une grande liberté de mise en oeuvre) ;
  • Un binôme salarié / élu peut être envisagé ou la mise en place d’un groupe de travail englobant différentes parties prenantes de la structure, l’essentiel étant de croiser les regards ;
  • Ne pas hésiter à mobiliser les expertises de chacun au regard notamment des différents thèmes du guide ;
  • La mise en oeuvre du guide devant être présentée lors de l’Assemblée Général, il est préférable de l’avoir discutée en amont, à l’occasion d’un bureau ou d’un conseil d’administration.

2.3/ Qui peut m’accompagner ?

Si une structure souhaite faire appel à un tiers accompagnateur les CRESS pourront à minima renseigner en renvoyant vers le bon interlocuteur, notamment les réseaux sectoriels et statutaires de l’ESS. Par ailleurs, des espaces de partage d’expérience seront également mis en place dans de nombreuses CRESS. L’accompagnement externe n’est néanmoins pas obligatoire et de nombreux outils, d’autodiagnostic par exemple, sont en ligne et accessibles gratuitement.

2.4/ En résumé, quels sont les outils nécessaires ?

  • Etape 1 : créer un outil de pilotage du guide reprenant l’ensemble des thèmes (retenus ou non retenus / copier-coller le guide dans son intégralité comme base de travail), domaines d’actions, des questions et indicateurs, l’état des lieux, les objectifs à 1 an et 3 ans ;

 

Thème Domaine d’action Questions ou indicateurs Etat des lieux (année N0) Objectif à 1 an

(année N+1)

Objectif à 3 ans (année N+3)
 

 

 

Gouver-nance

 

 

 

1.3 Exercice du pouvoir

Le taux de participation à l’Assemblée Générale et son évolution sont ils satisfaisants? Pas de données consolidées (uniquement les feuilles d’émargements) Dresser l’état des lieux et se fixer un objectif quantitatif Avoir atteint l’objectif fixé en année 1
Pourcentage d’admin ayant reçu une formation dans l’année Question non traitée car nos admin ont été choisis au regard de leur expertise, la question de leur formation n’est donc pas un enjeu pour nous

* ce tableau est un exemple, il n’a aucune valeur normative

 

  • Etape 2 : définir un plan d’action à un an reprenant les actions à mener, leur “pilote”, le budget alloué, etc.
  • Etape 3 : rédiger une version synthétique publiable à l’externe, reprenant les enjeux et objectifs pour chaque thème (sélectionné ou non, s’il ne l’est pas il convient alors d’expliquer en quelques lignes pourquoi), en mettant en exergue les bonnes pratiques et axes d’améliorations de la structure.

2.5/ Comment présenter le guide en AG?

Se référer au volet“valoriser et communiquer le guide de ma structure”

2.6/ Comment faire vivre le guide dans la durée ?

  • La mise en mouvement initiée par le guide implique de fixer des objectifs, de les planifier et de les inscrire dans la durée. Le plan d’action peut prendre la forme d’un calendrier ;
  • Conserver les mêmes outils d’une année sur l’autre (notamment l’outil de pilotage du guide) ;
  • S’appuyer sur un ou des référents pour une durée définie (exemple 3 ans) ;
  • Échanger, partager les avancées avec l’équipe salariée ou le bureau, par exemple tous les trimestres.

2.7/Comment présenter le guide en AG ?

Se référer à la « Valoriser et Communiquer le guide de ma structure ».

2.8/ Comment formaliser les pratiques courantes et informelles au sein de l’organisation ?

  • Expliciter la méthode retenue ;
  • Écrire ce que vous faites ou ce que vous décidez de ne pas faire ;
  • Faire un inventaire sur un ou plusieurs thèmes du guide ;
  • Identifier les parties prenantes de l’organisation, les modes de relation avec elles (cartographie des parties prenantes) et les modalités de croisement des regards ;
  • Illustrer dans une annexe du guide le déroulement pratique et concret d’un exemple (fictif ou réel) d’une mise en place de bonnes pratiques du guide ;
  • Faire des temps de rencontre entre les petites structures de l’ESS pour partager les approches de mise en place du guide ;
  • Formaliser une thématique du guide avec des indicateurs précis.